上海海洋大学公务卡管理暂行办法发文附件

发布时间:2015-09-15浏览次数:76

上海海洋大学公务卡管理暂行办法

第一章 总则

  1. 为进一步深化国库集中收付制度改革,规范财政财务管理,控制现金流量与现金风险,加强和规范公务支出管理,提高公务支出透明度,进一步推进公务卡制度改革,根据《上海市深化推进公务卡制度改革方案》(沪财库﹝2007﹞31号)、《上海市市级预算单位公务卡管理暂行办法》(沪财库﹝2008﹞45号)、《关于本市全面推进区(县)实行国库单一账户和公务卡制度改革的实施意见》的通知》(沪财库﹝2012﹞17号)、《关于本市进一步推进公务卡制度改革的通知》(沪财库﹝2012﹞57号)以及《关于印发〈上海市市级预算单位公务卡使用考核管理暂行办法〉的通知》(沪财库﹝2014﹞14号等有关文件的要求,结合我校实际,制定本办法。

  2. 本办法所称公务卡,是指学校在岗教职工和人事派遣人员(以下简称“教职工”)持有和使用的,用于日常公务支出和财务报销业务的个人银联标准信用卡。

  3. 学校在财政部门确定的公务卡发卡银行范围内,选择中国农业银行港城支行作为本单位公务卡发卡行。

  4. 财务与资产管理处(以下简称“财务处”)负责本校教职工公务卡的开卡、报销和销卡工作。

  5. 持有公务卡的教职工(以下统称持卡人)应当妥善保管公务卡,规范使用公务卡办理公务支出的支付结算业务,并及时向学校财务处申请办理报销手续。

  6. 公务卡可用于个人支付结算业务,单位不承担私人消费行为引致的一切责任。

  7. 公务卡支出适用范围及结算方式

公务卡结算范围包括上海市公务卡支付目录内5万元以下的零星购买支出,包括办公费、差旅费、会议费、公务接待费、培训费、手续费、公务用车运行维护费、公务出国费、水电费、邮电费、报刊杂志订阅费、零星设备购置费、租赁费、维修费、印刷费、专用材料费、委托业务费、其它交通工具运行维护费、其它商品和服务支出(以上经费均在项目预算范围之内的)。其中公务用车运行维护费、公务接待费作为强制结算范围。上述消费在规定的期限内按财务制度审核后,直接通过学校零余额账户或学校专用存款帐户还款的结算方式。上述公务卡支付目录范围中属于政府采购范围的,应按政府采购相关规定执行,实行财政直接支付;原使用银行转账方式结算的,可继续使用转账方式。

第二章 公务卡日常管理

  1. 财务处根据人事处提供的教职工名单,负责指导教职工办理公务卡,并按规定程序,与发卡银行对公务卡相关信息在国库集中支付系统中进行确认和维护管理。

  2. 如发生工作人员新增、调动、退休等变化时,财务与资产管理处应及时组织办理公务卡的申领、调整和注销等手续,并通知发卡行及时维护公务卡管理系统。持卡人调动或退休应及时结清公务卡账户。

  3. 公务卡的信用额度,由学校根据银行卡管理规定和业务需要,与发卡行协商设定。原则上每张公务卡的信用额度不超过5万元、不少于2万元。持卡人在规定的信用额度和免息还款期内先支付,后还款。

  4. 持卡人负责保管卡片和密码。公务卡遗失或损毁的挂失、补办等事项由个人自行到发卡行申请办理,持卡人应及时将新的卡号或挂失情况告知财务处,以便财务处维护国库集中支付系统中相关信息。

  5. 公务卡用于公务支出结算,公务支出发生后,由持卡人及时向学校财务处申请办理报销手续。持卡人在未办理报销手续前,无论是公务消费还是个人消费均属个人行为,个人承担由此导致的经济、法律等全部责任。

  6. 发卡行按月向持卡人提供公务卡对账单,并按照与持卡人约定的方式,及时向持卡人提供消费支出、资金还款到账和还款提示等重要信息。

  7. 持卡人如对公务卡交易有疑义,按发卡行的相关规定处理。

第三章 公务卡支付管理

  1. 对于办公用品、差旅费、培训费、会议费、招待费和5万元以下的零星购买等公务支出,应在公务卡信用额度内,先通过公务卡结算,并须取得发票等财务报销凭证和经本人签名的银行卡签购单。

  2. 特殊情况下公务卡信用额度不能满足公务支付需要时,持卡人可自行提前向发卡行申请临时增加信用额度,具体事项按照发卡行有关规定执行。

  3. 持卡人在执行公务中原则上不再使用现金支付。因特殊情况,不能实行公务卡结算和授权支付、转账支付的公务支出而确需使用现金的,事前经财务处审核同意,持卡人可垫付现金或预借款办理结算支付,其垫付资金的报销或预借款的归还,按学校财务管理制度执行。

  4. 持卡人在执行公务中不允许通过公务卡透支提取现金。如有透支提取现金行为,为个人消费行为,财务处不予报销。因透支提取现金而产生的手续费、利息等一切费用由持卡人自行承担。

第四章 公务卡财务报销管理

  1. 具备公务卡结算条件的公用经费支出(即A开头的项目经费)均应使用公务卡支付。未纳入国库集中支付的财政性专项经费、纵向科研课题经费、横向科研课题经费等其他经费,也可参照使用公务卡支付。

  2. 办理报销时,需提供持卡人的姓名(卡号)、交易日期和消费签购单(pos机小票)、税务发票或其他规范报销票据等信息。财务人员登陆国库集中支付系统进行相关信息核对,对符合报销条件的予以报销。不符合报销条件的,由持卡人自行偿还。

  3. 财务处原则上在办理公务卡报销手续的3个工作日内办理公务卡报销资金的还款手续。

  4. 持卡人因公务活动使用公务卡消费时,应根据业务性质分别刷卡消费。即不同经费项目发生支出时,应分别刷卡和开票。

  5. 持卡人必须在消费业务发生后第4个工作日起,至公务卡发卡行规定的免息还款期到期日的前10个工作日之间,及时到财务处办理报销手续。因个人报销不及时造成的罚息、滞纳金等相关费用,由持卡人承担;因财务处报销还款不及时造成的利息等费用,以及由此带来的对个人资信影响等责任,由财务处承担。

  6. 持卡人办理公务卡消费支出报销业务时,应当将公务卡消费支出单独填写报销审批单,并附有关财务报销凭证及银行卡签购单(pos机小票),按照学校规定的财务报销程序报请审批。不同项目消费的报销应分别填写报销审批单。

  7. 财务处按规定对报销凭证进行审核后,对符合公务卡结算范围和财务制度规定的支出予以报销。

持卡人报销时,财务处登录公务卡管理系统,根据银行卡签购单录入“交易日期”、“卡号”和“检索号”,从中国银联上海分公司提供的交易信息中提取相应的公务消费信息,核实后确定可报销金额,录入“金额”、“目级科目”、“支付摘要”等业务要素,在支付系统中确定对应的用款计划,生成《财政授权支付凭证》,通过本单位的财政授权支付零余额账户向公务卡账户转账结算,完成报销程序。

财务处在收到支付凭证回单后,将报销凭证、银行卡签购单及支付凭证回单等原始凭证按照现行会计核算办法登记入账。

  1. 确因工作需要,持卡人不能在规定的免息还款期内返回学校办理报销手续的,可由持卡人委托本部门相关人员向财务处提供持卡人姓名、交易日期和每笔交易金额的明细信息,办理暂借款手续。经项目负责人、财务处审核批准,于规定的公务卡报销期限内,先将资金转入公务卡。持卡人返回学校后再按规定补办报销手续。

  2. 因退货等原因导致已报销资金退回公务卡的,持卡人应及时将相应款项退回财务处,并由财务人员及时办理相关手续将资金退回对应的财政账户。

  3. 实行公务卡结算方式后的其他结算管理

实行公务卡结算方式后,在公务卡支付目录范围内,一般不再使用非公务卡或现金结算。属于下列情况之一,经财务处审核同意后,可暂不使用公务卡结算。

  1. 确需使用现金或非公务卡发放的专家咨询费、外单位人员劳务费、学生助学金、慰问金、抚恤金、丧葬费及遗属补助等支出。

  2. 签证费、快递费、出租车费、停车费、过路过桥费等目前只能使用现金结算的支出。

  3. 学生医药费支出。

  4. 离退休人员因公务活动支出的费用。

  5. 按规定支付教职工的差旅补助。

  6. 在不具备刷卡条件的场所发生的单笔消费在1000元以下的公务支出。

  7. 其他不能采取转账和公务卡支付方式结算的商品和服务等支出。

  1. 有下列情形之一的,所产生费用由持卡人个人承担,学校不予报销。

  1. 使用公务卡用于个人消费的。

  2. 报销费用与提供的报销凭证、银行卡签购单(POS机小票)不符的。

  3. 持卡人透支提取现金所产生的手续费、利息、罚息及滞纳金等。

  4. 持卡人未能在公务卡免息期内报销还款,所产生的罚息和滞纳金等。

  5. 因持卡人个人保管不善或遗失等,造成公务卡被盗刷所产生的损失。

  6. 其他不符合财务管理规定或超标准的消费。

第五章 管理职责

  1. 财务处在公务卡管理工作中的主要职责是:

  1. 选择本单位公务卡发卡行,签订公务卡服务协议。

  2. 组织教职工统一办理公务卡,做好新增、调动、退休等人员的公务卡管理工作。

  3. 督促持卡人及时办理公务卡项下公务消费支出的财务报销手续。协助发卡行向学校有逾期欠款的持卡人催收欠款。

  4. 负责通过国库集中支付系统和公务卡管理系统,审核持卡人提请报销的公务卡消费信息,及时办理公务卡报销还款和资金退回等业务,做好相关账务处理工作,并按月与发卡行就公务卡报销还款情况进行对账。

  5. 配合市财政局做好公务卡监督管理等有关工作。

  1. 人事处在公务卡管理工作中的主要职责是:

  1. 负责确定公务卡持卡人范围。向财务处提供办理公务卡人员的相关信息。

  2. 负责及时向财务部门提供新增、离职、调动、退休等持卡人变动信息。

  1. 持卡人在公务卡管理工作中的主要职责是:

  1. 负责按规定申请办理公务卡,妥善保管卡片和密码,并承担因个人保管不善等原因引起的公务卡有关责任和费用。

  2. 执行公务所需支出,原则上应使用公务卡结算和报销,并接受财政部门和财务处对公务支出的监控管理。

  3. 负责及时归还公务卡项下银行欠款。因离职、调动、退休等原因离开学校,须按有关要求清理公务卡项下债权债务,停止公务卡的使用。

  4. 遵守国家关于信用卡使用管理的法律法规和本办法有关规定,规范使用公务卡。

  1. 各相关公务卡操作人员,严禁将非本校教职工纳入公务卡管理范围;严禁持卡人违规使用公务卡、恶意透支、拖欠还款或将非公务支出用于公务报销;严禁对外泄漏本校教职工与公务卡支出有关的各种数据资料。违反相关规定的,追究部门负责人和直接责任人的行政责任;情节严重涉嫌犯罪的,移交司法机关,依法追究刑事责任。

第六章 附则

  1. 本办法未尽事宜,按国家法律法规和主管部门规章制度执行。

  2. 本办法由财务处负责解释。

  3. 本办法自2015年1月1日起施行。


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